10/07/2012 | POLÍTICA
Encerramento de mandato: documentação comprobatória das despesas efetuadas com recursos federais e estaduais
Dando sequência ao guia de orientação aos gestores e gestoras municipais no encerramento de mandato, 2012, a UPB traz as informações da cartilha criada pelo TCM/BA. Nesta matéria a orientação visa facilitar a fiscalização das despesas efetuadas com recursos federais e estaduais transferidos ao município, são apresentadas as seguintes sugestões:
Mantenha organizados nos arquivos da Prefeitura os documentos relativos aos convênios ou instrumentos similares que gerir, desde a proposta de celebração até o término de sua execução;
Providencie os extratos das contas específicas de todo o período do convênio e a cópia dos respectivos cheques emitidos, juntando-os à documentação arquivada na Prefeitura;
Preste contas de tudo que puder durante sua gestão, evitando que o(a) prefeito(a) sucessor(a) tenha que fazê-lo. Se a execução encontrar-se em andamento ao final do mandato, apresente uma prestação de contas parcial. Se a execução foi finalizada, antecipe a prestação de contas final;
Arquive na Prefeitura cópia das prestações de contas apresentadas e respectivos comprovantes de entrega à concedente dos recursos;
Exija da nova administração o recibo da entrega formal de toda a documentação relativa aos convênios executados e em curso (inclusive cópia das respectivas prestações de contas), especificando os documentos de forma detalhada;
Mantenha em seu arquivo particular, sempre que possível cópia dos documentos listados nos itens acima;
Se um convênio cuja vigência se encerrará no final do atual mandato precisar ser prorrogado, solicite isso o mais breve possível ao órgão concedente dos recursos, visto que o(a) prefeito(a) sucessor(a) ficará impossibilitado de fazê-lo, pois o referido convênio já estará expirado quando o(a) novo(a) prefeito(a) assumir; e
Mantenha atualizados seu endereço, e-mail e telefone junto aos órgãos concedentes e à Receita Federal do Brasil, para permitir futuro contato.
Analise a conveniência de realizar licitação para colocar em meio magnético, além da existência em arquivo de papel, de toda a documentação que possa vir a ser necessária, após o termino do mandato, para a defesa da lisura dos atos administrativos praticados. Cópia para o Prefeito que conclui o mandato e cópia nos arquivos da Comuna
Esta e outras informações estão disponíveis no portal do TCM-BA, www.tcm.ba.gov.br, a Cartilha intitulada “Guia de Orientação aos Gestores Municipais – Encerramento de Mandato 2012”, produzida pela equipe de Conselheiros e Técnicos do Tribunal de Contas dos Municípios.
A Cartilha, que pode ser acessada clicando-se em ”TCM Multimídia”, localizado na parte direita do site, é um resumo do Encontro de Orientação com os Gestores Municipais, visando o encerramento de seus mandatos. (Fonte: TCM/BA)